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Terms of Service

Last updated: October 29, 2026

Version française : forfaits, images, acomptes et SMS (Cameroun) · The French version below covers plans, your own pictures, deposits, SMS, win-back and the rules for businesses in Cameroon. For those topics the French and English versions are equally authoritative; the rest of this document is in English, which prevails. Pour ces sujets, les versions française et anglaise font également foi.

These Terms of Service ("Terms") govern your access to and use of NexaVella ("NexaVella", "we", "us"), a business management platform for beauty and wellness businesses, including hairstyling, barbering, nail care, skin care, massage & spa, and cosmetology providers. By creating an account or otherwise using NexaVella, you agree to these Terms. If you do not agree, do not use the service.

The Service

NexaVella provides a dashboard for managing appointments, customers, staff, products and services, invoicing, and subscription billing, along with transactional email/SMS notifications and a customer-facing AI booking assistant. Features and pricing may change over time; material changes to a paid plan will be communicated before they take effect.

Accounts

  • You must provide accurate information when creating an account and keep your login credentials confidential.
  • You are responsible for all activity that happens under your account, including data your staff enter.
  • You must be legally authorized to operate the business you register on NexaVella.
  • NexaVella automatically records which team member (or which automated source) created or last changed your customers, appointments, invoices, products, services, stock documents and credit memos, and when, and shows this in your dashboard; for invoices it also keeps a history of the changes made to the invoice, with the date, time and name of the team member who made each one, visible only to the owner and managers (see our Privacy Policy). Before your staff and managers use NexaVella, you are responsible for telling them about this recording and for meeting any notice, consultation (for example with a works council or staff representatives) or other requirement of employment or privacy law where you operate. You must not use this information in a way that breaks those laws.

Your Data

Customer records, appointments, invoices, and other business data you enter into NexaVella belong to you. We process it to operate the service on your behalf, as described in our Privacy Policy. This includes personal data about your own team (staff records and the record history of who created or changed a record); you are the controller of that data and we process it on your behalf. You are responsible for having the right to collect and store any customer information you enter, including phone numbers used for SMS notifications - see the SMS & Communications section below and our Privacy Policy for consent requirements.

SMS & Communications

NexaVella sends transactional SMS and email on your behalf (appointment confirmations and reminders, invoice notices, deposit payment requests and reminders, account verification codes) to you and, where you enable it, to your own customers. Message frequency varies with account activity; message and data rates may apply. Reply STOP to any text to opt out, or HELP for help. Full details are in our Privacy Policy. These messages are never used for marketing. Texts about a deposit (a request to pay it, a payment confirmation or a reminder about it) are appointment messages of the same kind.

Reply STOP to any message to opt out. Where we can receive replies in French, ARRET (and the other accepted French words: ARRÊT, ARRETE, ARRETER, STOPPEZ, DESABONNER, DESABONNEZ, DESABONNEMENT, with or without accents) also works; you can always opt out by contacting the business or support@nexavella.com. Reply START or REPRENDRE to receive messages again, and HELP for help. The word ANNULER is deliberately not an opt-out word, because it is how a customer asks to cancel an appointment.

You are responsible for obtaining valid consent from your own clients to receive text messages, including when you or your staff enter a client's number on the client's behalf. By using the messaging features you represent that you have that consent and will keep proof of it.

Waitlist & Win-back Messages

Two optional tools let a business contact its own clients. Both are off until the business switches them on, and in both the business — not NexaVella — is the sender.

  • Waitlist. A client who cannot find a time can ask the business to be told if one opens up. The messages that follow (a confirmation, an offer of a freed time, a link to stop waiting) are sent only about that request, only after the client agreed to be contacted for it, and every text carries the STOP wording. An offer is never a promise of an appointment: the first client to confirm gets the time, and nothing is held. You are responsible for the offers your business makes and for honouring the bookings that result.
  • Win-back e-mail.The business can send a short e-mail to its own clients who are overdue for a visit. It is e-mail only; NexaVella does not send marketing texts. Win-back is open for the United States and Cameroon (and any other country we add). In the United States, previously served clients are eligible, as before. Elsewhere, only clients the business has actually served or booked are eligible (never purchased lists); by default the audience includes only clients who ticked the separate promotions e-mail box, and the owner may choose, explicitly, to also include previously served clients who did not tick it. A client who unsubscribes also has their promotions consent marked as withdrawn. The business writes or approves the content, including any offer it types in, and is responsible for it, for having the right to e-mail each client, and for the marketing, privacy and anti-spam rules where it operates. Every such e-mail shows the business's name, postal address and contact (for a business in Cameroon, also its NIU), is written in one language, the client's (or the business's default language), and has a one-click unsubscribe link. A client who unsubscribes is not e-mailed again through this tool by that business, permanently; reminders, receipts and booking confirmations are not affected. NexaVella applies sending hours in the business's time zone, daily and per-client limits and the unsubscribe list, and only offers win-back in the countries we have enabled. Deposit links for Cameroon are shared by the business through its own apps (for example WhatsApp); NexaVella sends no SMS for Cameroon deposits. You may not use either tool to send content that is unlawful, misleading or unrelated to your own clients and services, or to contact anyone who has asked you to stop.

Acceptable Use

You agree not to:

  • Use NexaVella to send unsolicited or unlawful communications, including SMS sent without the recipient's consent.
  • Attempt to access another business's data or interfere with the platform's security or availability.
  • Use the service for any purpose that violates applicable law, including data protection and telemarketing/messaging regulations (e.g. TCPA) in your jurisdiction.
  • Reverse-engineer, resell, or white-label the platform without our written permission.
  • Display payment instructions for an account you are not authorized to use, or use invoices or payment instructions to collect money for anything other than your own goods and services.

Your Own Pictures

On Professional and Enterprise you can replace the built-in artwork of a service, a product or a category with a picture you upload. Pictures of services and service categories are shown to anyone who opens your public booking page; product pictures appear only in your dashboard. By uploading a picture you confirm that you own it or have the right to use it, and that it is lawful: it must not infringe anyone's copyright, trademark or privacy, or be unlawful, hateful, deceptive or sexually explicit, and it must not show a person who has not agreed to it being published on your booking page (for a child, a parent or guardian). You keep proof of that agreement. You are responsible for what you upload. We may remove a picture, or suspend this feature for a business, that breaches these Terms or the law, or on a valid legal request.

Our designated agent for notices of copyright infringement under the U.S. Digital Millennium Copyright Act (registered with the U.S. Copyright Office, registration number DMCA-1082373) is Purple Hardstone LLC, 5555 Whittlesey Blvd Suite 1200 #1145, Columbus, GA 31909, United States; email support@purplehardstone.com; phone 706-478-7440. To report a picture that infringes your copyright, send your notice to that address. It should include your physical or electronic signature, the work concerned, the booking page link and which picture (so we can find it), your contact details, a good-faith statement that the use is not authorized by the copyright owner, its agent or the law, and a statement, under penalty of perjury, that the notice is accurate and that you are authorized to act for the owner. To report a picture that shows you without your agreement, or any other picture problem that is not about copyright, email support@nexavella.com with the booking page link, which picture, and why. We remove a picture we have good reason to believe is unlawful, tell the business, and let it respond. We switch this feature off for a business that repeatedly uploads infringing pictures.

Counter-notice. If you are the business and believe a picture was removed by mistake or misidentification, send a counter-notice to the designated agent above (support@purplehardstone.com). It should include your physical or electronic signature; identification of the picture that was removed and where it appeared before it was removed; a statement, under penalty of perjury, that you have a good-faith belief it was removed by mistake or misidentification; your name, address and telephone number; and your consent to the jurisdiction of the federal court for the judicial district of your address (or, if your address is outside the United States, any judicial district in which we are located) and to accept service of process from the person who sent the original notice. We pass your counter-notice to that person, and we restore the picture in 10 to 14 business days unless that person tells us they have filed a court action against you to keep it down.

You keep all rights in your pictures. You grant NexaVella a worldwide, non-exclusive, royalty-free licence, for as long as we hold the picture, to store, copy (including in backups and caches), convert, crop, resize and display it, and to let our hosting providers do so on our behalf, only to provide the service to you and your customers. We keep two resized square copies and discard the original file.

If your plan stops including this feature (for example after a downgrade to Starter, when a trial ends, or when your plan ends for any reason), none of your pictures are shown any more: your services, products and categories go back to the built-in artwork and no new picture can be uploaded. After a downgrade (you still have a paid plan, just one without this feature) your saved pictures are permanently deleted by our next daily clean-up, about 24 hours later, and they do not come back if you return to a plan that includes them. When your plan ends (a trial that is not converted, a cancellation once the paid period is over, an expired or suspended subscription, a full refund), your pictures are kept for 7 days in case you come back, and come back automatically if your plan includes them again within those 7 days; after that they are permanently deleted. Either way, save your own copies first (you can download each picture in the picture control, and we never keep the original file). You can delete any of your pictures yourself at any time, and pictures are deleted with the service or product they belong to and with your business data. Backup copies age out on our regular backup cycle (see Data Retention in our Privacy Policy). Your data export lists your pictures but does not include the image files, so keep your own copies of the originals.

Subscriptions & Billing

Paid plans are billed on the cycle you choose, at the price shown before you buy. Plans available differ between the website and the Apple App Store / Google Play. For plans bought on our website, prices are in US dollars, taxes are not currently added, plan changes are prorated against your current billing period, and payments appear on your card statement as "PHARDSTO* NEXAVELLA"; Purple Hardstone LLC is the company behind NexaVella. For plans bought in the Apple App Store or Google Play, the store sets the displayed currency, taxes, billing and plan-change timing.

Subscriptions bought in the Apple App Store or Google Play are billed and refunded by that store; subscriptions bought on our website are billed by our payment processor.

Plan features and limits.What each plan includes, and its limits, are as described in the app at the time you buy. Today: the number of people who can sign in to your dashboard, the account owner included (Starter up to 3, Professional up to 10, Enterprise unlimited), the number of business types in one account, and which features each plan includes (for example the AI Business Assistant, advanced reports, the AI Phone Line, your own pictures for services, products and categories, and, where the platform has opened them for your business, appointment deposits, the waitlist and win-back messages are part of Professional and Enterprise). Limits apply to adding new things: after a plan change we never delete your data (other than your own pictures, see Your Own Pictures above) or remove a team member on our own; if you are over the new plan's limits you keep what you have and cannot add more until you are back within them, and features the new plan does not include stop being available for new activity (an existing AI Phone Line keeps answering for 14 days after a downgrade; your own pictures stop showing at once and are permanently deleted within about 24 hours, so save copies first, see Your Own Pictures). Before you lower your plan on our website or in our app, we show you the features you would lose and ask you to confirm; the features of the higher plan stop once the change takes effect (with the exceptions described here), and we email you the same list. A change you make directly in the App Store or Google Play is processed by that store, so we cannot show you the list first and we email it to you right after. Refunds, deposits you already hold, opt-outs (such as STOP replies and unsubscribe links) and exporting your data are never blocked by a plan change. A free trial of 7 days has Professional-level access. We may add features to a plan at any time; if we reduce what a paid plan includes, we will tell you before the change takes effect.

Credits.Credits pay for texts and keep AI replies running after your plan's included usage is used up. Credits bought on our website and in the App Store or Google Play go into one shared balance for your business. Credits have no cash value, cannot be transferred or exchanged for money, and are not refunded once used, except as described in Refunds. They do not expire with time, but they can only be used while your account has an active plan; if your account is deleted (including when your data is deleted after a plan ends, see Termination), any remaining balance is lost.

Taking card payments from your own clients.If you choose to accept card payments on invoices, you connect your own Stripe account to NexaVella through Stripe's authorization screen. Your clients' payments are charged directly on your Stripe account: you are the merchant of record, you receive the funds, and you are responsible for refunds, disputes, chargebacks, fees and any negative balance on that account, under your own agreement with Stripe. Purple Hardstone LLC is not a party to those payments, does not hold your funds or your clients' card data, and does not charge a fee on them. You can disconnect at any time from the NexaVella web dashboard or from your Stripe dashboard. Card payments on invoices are currently available only to businesses whose invoices are in US dollars; other businesses record payments received in cash or by other methods in their own currency.

Payments received outside NexaVella. NexaVella lets you display your own payment instructions (such as a bank account, mobile money number or other payment details) to your clients and record that an invoice was paid in this way. Those payments are made directly between you and your client, through the bank, operator or app you choose. Purple Hardstone LLC is not a party to them and is not a bank, payment service provider, money transmitter or escrow agent: it does not receive, hold or transfer the money, does not verify that a payment was made, does not guarantee any payment, and is not responsible for any dispute, refund or loss between you and your clients. You are responsible for: the accuracy of the payment details you display; displaying only accounts that you, or your business, are entitled to receive payments into; following the terms and fees of the bank, operator or app you use; and confirming receipt in your own account before recording a payment. You may use this feature only to collect payment for your own goods and services.

Appointment Deposits

Where the deposit feature is available to your business, it is an optional tool. NexaVella does not take, hold or charge any deposit, and Purple Hardstone LLC is not a party to any deposit between you and your clients. NexaVella does not charge a fee on deposits. If we ever introduce one, we will give you at least 30 days' notice first, and it will not apply to deposits already taken.

Online bookings that ask for a deposit. When a business asks for a deposit on its online booking page, it holds the customer's time for up to the period the business set (shorter when the appointment is soon), extended once if the customer presses "I have paid", and releases it automatically if the business has not recorded the deposit by then. Before booking, the customer sees the amount, the length of the hold and the business's terms, and ticks a box to accept them. NexaVella does not receive or hold the money. If a payment is recorded after the time was released, the booking is restored when the time is still free; otherwise the business refunds the full amount it received, whatever its cancellation terms say, because the booking was never confirmed. While the hold is live, the customer can release the held time from the payment page.

  • Your policy, your responsibility. Each business defines its own deposit and refund policy: the deposit amount, how much of it you keep when a client cancels late or does not come, how much is refunded when you cancel, and how a rescheduled appointment is handled. You are solely responsible for that policy, for the wording your clients read, and for complying with the law where you operate, including consumer-protection, cancellation, refund, tax and advertising rules. In Cameroon, your policy and booking page must in particular follow Framework Law No. 2011/012 of 6 May 2011 on consumer protection (articles 5, 6 and 13), Law No. 2010/021 of 21 December 2010 on electronic commerce (articles 11, 12, 15, 20, 30 and 31) and Law No. 2024/017 of 23 December 2024 on personal data protection. NexaVella gives you tools that apply these rules (bilingual text, a summary before confirmation, a copy sent to the customer, proof of acceptance); the policy remains yours. NexaVella also offers drafting tools and starting points that help you write your policy; the policy remains yours, and you decide what applies to your business in your location. We recommend having it reviewed by a qualified professional in your area before you activate it. The app applies the settings you save, not the wording of the text.
  • Deposit (acompte) and late-cancellation fee.A deposit (acompte) is a payment on account of the price: it binds both the customer and the business. If your policy keeps part of it for a late cancellation or no-show, write that as a late-cancellation fee, with the amount, the cut-off time and the part refunded. It must not exceed the deposit. If the business cancels, the deposit is refunded in full. Do not use the word "arrhes". For a business in Cameroon, NexaVella also applies a withdrawal rule when it works out the outcome of a deposit: a customer who cancels within 15 days of booking an appointment that is more than 15 days away is refunded in full whatever the cancellation time, and the late-cancellation fee never exceeds the deposit.
  • Business details (Cameroon).Before online deposits, online holds or deposit pay links are offered for a business in Cameroon, the business fills in its legal name (raison sociale), address, phone, e-mail, NIU, RCCM number (or entreprenant declaration number) and VAT position, writes its deposit policy in both French and English, and has a policy that refunds the deposit in full when the business itself cancels. These details are shown on the booking page, on the deposit pages and in the confirmation copy sent to the customer. You are responsible for their accuracy. Prices and deposits are shown in FCFA, "TTC" (tax included) or "TVA non applicable" according to your VAT answer.
  • Consent boxes and confirmation copy (Cameroon). On the booking page of a business in Cameroon, the customer sees a summary before the final button, then separate unticked boxes in the language the customer chose: acceptance of the deposit and cancellation policy (when a deposit applies), consent to the use of personal data and, optionally and separately, promotional e-mails. A customer who gives a phone number or e-mail address agrees to receive service messages about the booking (confirmations, payment, invoices, reminders), as with every other business, without a box of its own. The policy and the wording of the boxes are always available in French and English, equally authoritative, in one expandable block. NexaVella stores each acceptance as a record that cannot be altered (wording version, the exact text shown and its fingerprint, languages, price and tax display, time) and sends the customer a confirmation copy by e-mail. You are responsible for your policy; NexaVella provides the tools and keeps the proof.
  • Your acknowledgement. Before you activate deposits, the account owner or a manager (while the owner allows managers to do so) confirms the statements shown on screen, a manager doing so on behalf of the business. NexaVella keeps a dated record of who confirmed, in what role, which version of the statements and which version of your policy.
  • What your clients see. Your clients see your own policy (in French and English for businesses in Cameroon), in the version in force when they booked. You must not describe a deposit as something NexaVella guarantees or backs.
  • Where the money goes.Deposit money goes to you. A card deposit is charged directly on your own Stripe account (see "Taking card payments from your own clients" above); other deposits (for example cash or mobile money) are made directly between you and your client and are recorded in NexaVella by you or your team. NexaVella does not verify that a payment was made. Refunds, disputes, chargebacks and any complaint about a deposit are between you and your client.
  • Card payments of deposits.Where card deposits are available to your business, a client can pay a deposit by card on the deposit page. The card payment is processed by Stripe on your own Stripe account: you are the merchant, you set your own deposit and refund terms, and Stripe's processing fee is charged to your Stripe account. A refund of a card deposit goes back to the original card. If a card payment arrives when it can no longer be applied to the booking (for example the held time was released, the appointment was cancelled, or the deposit was already paid another way), you authorize NexaVella to refund the whole card payment to the original card from your Stripe account, whatever your own refund terms say, because no booking was confirmed with it, and you are told. Stripe does not return its processing fee on refunds. If the refund cannot be made (for example your Stripe balance is too low), you remain responsible for refunding your client.
  • Bookings that were never confirmed. When a held booking is released, when a payment arrives after the release and the time is no longer free, or when only part of the deposit had been received when the hold ended, you refund the full amount you received: the booking was never confirmed, so your cancellation terms do not apply.
  • Your records.Deposit, refund, payment and invoice records are your business's own accounting records. You keep them for the period your own legal, tax and accounting obligations require, you own them, and you can export them at any time until your data is deleted (90 days after your plan ends, after advance notice). Periods vary; check the rules that apply to your business. When a client asks you to erase their data, you may keep the records you are legally required to keep.
  • Who can record deposits. Team members other than the owner and managers can send a deposit link, record a deposit payment, waive a deposit or settle one only if the owner or a manager has allowed that person to. Recording a deposit confirms money received, so grant it only to people you trust.
  • Availability. Deposits are available only in countries we have enabled, based on the country your business confirms in its settings, and only once we have made the feature available to your business. They are not available elsewhere (for example in the United Kingdom or the European Union). We may turn deposits on or off for a country or a business at any time, for example for legal or safety reasons; deposits already agreed stay with the policy they were booked under.

AI Phone Line

The AI Phone Line gives your business its own dedicated phone number that your AI Business Assistant answers by call and text. It is available to the account owner of a paid, active Professional or Enterprise plan (not during a free trial). It is a web-only product and is not sold through the Apple App Store or Google Play.

  • One-time setup fee.A one-time setup fee is charged before we order your number. The amount is shown to you before you pay. It covers the first month of the number's rental and the text-message (toll-free) verification work. You use NexaVella for your business, not as a consumer. Before paying you confirm that you ask us to start setting up your number now and that, once your number is active, the setup fee is non-refundable and you lose any right to cancel this purchase and get it back.
  • Carrier verification details. To verify your number for texting, you give us details about your business (business name and type, contact person, address, website, a registration number if you are a registered company). We submit them to our telephony provider and the mobile carriers. You must provide accurate and current details; inaccurate or misleading details can cause verification to fail or the number to be blocked, which is your responsibility. See the Privacy Policy for how these details are used.
  • If setup fails. If we cannot set up your number, the setup fee is refunded to your original payment method in full automatically, and we tell you by email.
  • Calls and texts. Calls work as soon as your number is active. Texting starts once the carriers approve the toll-free verification, which usually takes a few business days and sometimes longer. If the carriers reject the text verification, calls keep working; contact support@nexavella.com and we will look at your case. A rejected verification does not by itself entitle you to a refund.
  • Once the number is active. After your number is active the setup fee is non-refundable, because the setup has been carried out. This is the one exception to the 14-day / 7-day refund window in the Refunds section below, which applies to every other payment made directly to us (not through an app store). Nothing in this section limits rights you have under applicable law.
  • Monthly rental counts in your usage allowance.The number's monthly rental cost is counted in your plan's monthly usage allowance (the same allowance that covers AI replies, texts and calls), not charged separately.
  • Idle numbers are released. If your number has no calls and no texts (sent or received) for 60 days, we email you that it will be released in 14 days unless the line is used; any call or text resets the timer. If it is still unused after those 14 days, the number is released.
  • When your plan ends. If your subscription is cancelled or expires, the number is released 30 days after the plan ended, and we email you about 7 days before. Reactivating your plan before then keeps the number.
  • After a release. A released number cannot be recovered and may be given to someone else. Setting up the AI Phone Line again means a new number and a new one-time setup fee. The rest of your account, including your data, is not affected by a release.

Cancellation

The account owner can cancel at any time. A website subscription can be cancelled in Dashboard → Subscriptions on the website. Cancelling stops future charges; your access continues until the end of the billing period you have already paid for. Cancelling does not refund the current period, except as described in the Refunds section below. A subscription started through the Apple App Store or Google Play is cancelled in your App Store or Google Play subscription settings, not in the NexaVella dashboard.

Refunds

  • Payments made directly to us. Any card payment you make directly to NexaVella (not through an app store) (other than the AI Phone Line setup fee once your number is active, see the AI Phone Line section above) can be refunded in full if you request it within 14 days of that payment, when your account or card billing country is in the European Union, the European Economic Area, or the United Kingdom, and within 7 days of that payment in all other cases.
  • After the window. Outside those periods, refunds are made only at our discretion, by exception.
  • How to request.The account owner can request a refund of a payment made directly to us from the web dashboard (Subscriptions → Request a Refund), or by contacting support@nexavella.com. Refunds are returned to the original payment method, usually within 5-10 business days.
  • Effect on your plan. If the most recent payment funding your current period is fully refunded, the plan it paid for ends immediately (for a Lifetime payment, Lifetime access is revoked) and your dashboard is locked until you subscribe again. Your data is kept for 90 days (see Termination below). Partial refunds, and refunds of plan-change or proration charges, leave your plan active.
  • Credit packs. If a credit-pack payment is refunded (in full or in part), the matching unspent credits from that pack are removed. Credit packs bought in the App Store or Google Play are billed and refunded by Apple or Google, not by NexaVella.
  • App Store and Google Play. Refunds for subscriptions or purchases made through the Apple App Store or Google Play are handled by Apple or Google under their own policies; NexaVella cannot issue them, so please request them from Apple or Google.

Nothing in this section limits rights you have under applicable law.

Third-Party Services

NexaVella relies on infrastructure providers (Supabase, Google Sign-In, Amazon Web Services, Stripe, RevenueCat, Twilio, OpenAI, Deepgram, Fly.io, Google Maps Platform, Sentry, and Vercel) to operate, as described in our Privacy Policy. We are not responsible for outages or issues originating from those providers, though we work to minimize their impact.

Disclaimers

NexaVella is provided "as is" without warranties of any kind, express or implied. We do not guarantee uninterrupted or error-free operation. You are responsible for verifying critical business information (appointments, invoices, payments) independently of the platform.

Limitation of Liability

To the maximum extent permitted by law, NexaVella is not liable for indirect, incidental, or consequential damages arising from your use of the service, including lost revenue or lost data. Our total liability for any claim is limited to the amount you paid us in the twelve months preceding the claim.

Termination

You may stop using NexaVella at any time, and the account owner may ask us to delete the account at any time. We may suspend or terminate an account that violates these Terms, including sending SMS without proper recipient consent or otherwise misusing the platform's messaging capabilities.

When a plan ends (it is cancelled, refunded and ended, or a free trial of 7 days lapses without subscribing), your dashboard is locked. Your business data is kept for 90 days so you can subscribe again or export it, except your own pictures, which are kept for 7 days after the plan ends in case you come back, then permanently deleted (see Your Own Pictures). We email you advance notice (at least 14 days before) and then delete it. You can export your data as a file at any time until it is deleted, including after the plan ends. You can also ask for deletion sooner; after the 7-day cancel window, we complete deletion within 30 days of your request, unless the law requires or allows us to keep it longer or we cannot complete it yet - in that case we will contact you. Some records are kept longer: NexaVella's own subscription billing records (7 years, or longer where tax law requires) and SMS consent and opt-out records (slim SMS send and opt-out records for 4 years after that message; consent records for 4 years after deletion or the last consent or opt-out activity, to defend legal claims), as described in our Privacy Policy. We may also keep data longer where needed to resolve an open billing matter, refund or dispute, or where the law requires it. Staff and manager logins are deleted with the business account.

What deleting an account means for payments. Deleting an account cancels any active subscription billed by our payment processor immediately, with no refund of the unused part of the period you have paid for, and any prepaid credit balance is forfeited. Owners on the Lifetime plan lose the Lifetime plan. Subscriptions bought through the Apple App Store or Google Play are not cancelled by deleting your account; cancel them in your App Store or Google Play subscription settings. The payment-processor account your business uses to take payments from its own clients is yours, and you close it yourself.

Deleting is separate from refunds: see the Refunds section if you want to request one. NexaVella is operated by Purple Hardstone LLC.

Changes to These Terms

We may update these Terms from time to time. Material changes will be reflected by updating the "Last updated" date above; continued use of NexaVella after a change constitutes acceptance of the updated Terms.

Contact Us

Questions about these Terms can be sent to support@nexavella.com.

Version française : forfaits, images, acomptes et SMS

Les versions française et anglaise de ce document font également foi. Cette section reprend en français les règles sur les forfaits, les images, les acomptes, les mentions et consentements pour les entreprises du Cameroun, les SMS et la relance par e-mail ; pour ces sujets, les versions française et anglaise sont complètes et de même valeur. En cas de doute, écrivez-nous à support@nexavella.com.

Forfaits : fonctionnalités et limites

Ce que chaque forfait comprend, et ses limites, sont ceux décrits dans l'application au moment de l'achat. Aujourd'hui : le nombre de personnes qui peuvent se connecter à votre tableau de bord, propriétaire du compte compris (Starter jusqu'à 3, Professional jusqu'à 10, Enterprise illimité), le nombre de métiers dans un compte, et les fonctionnalités de chaque forfait (par exemple l'Assistant IA, les rapports avancés, la ligne téléphonique IA, vos propres images pour les services, produits et catégories et, là où la plateforme les a ouverts pour votre entreprise, les acomptes sur rendez-vous, la liste d'attente et les messages de relance font partie de Professional et Enterprise). Les limites s'appliquent à l'ajout de nouveaux éléments : après un changement de forfait, nous ne supprimons jamais vos données (hormis vos propres images, voir ci-dessous) et ne retirons jamais un membre de votre équipe de notre propre initiative ; si vous dépassez les limites du nouveau forfait, vous gardez ce que vous avez et ne pouvez pas en ajouter tant que vous n'êtes pas revenu dans les limites, et les fonctionnalités que le nouveau forfait n'inclut pas cessent d'être disponibles pour toute nouvelle activité (une ligne téléphonique IA existante continue de répondre pendant 14 jours après un changement vers un forfait inférieur ; vos propres images cessent de s'afficher immédiatement et sont supprimées définitivement dans les 24 heures environ ; enregistrez-en d'abord une copie, voir Vos propres images). Avant que vous ne passiez à un forfait inférieur sur notre site ou dans notre application, nous vous montrons les fonctionnalités que vous perdriez et vous demandons de confirmer ; les fonctionnalités du forfait supérieur cessent une fois le changement effectif (avec les exceptions décrites ici), et nous vous envoyons la même liste par e-mail. Un changement que vous effectuez directement dans l'App Store ou Google Play est traité par ce magasin ; nous ne pouvons donc pas vous montrer la liste au préalable et nous vous l'envoyons par e-mail juste après. Les remboursements, les acomptes que vous détenez déjà, les désinscriptions (comme les réponses STOP et les liens de désabonnement) et l'export de vos données ne sont jamais bloqués par un changement de forfait. Un essai gratuit de 7 jours donne un accès de niveau Professional. Nous pouvons ajouter des fonctionnalités à un forfait à tout moment ; si nous réduisons ce qu'un forfait payant comprend, nous vous en informerons avant l'entrée en vigueur du changement.

Acomptes de rendez-vous

Lorsque la fonctionnalité d'acompte est disponible pour votre entreprise, elle constitue un outil facultatif. NexaVella ne perçoit, ne détient et ne facture aucun acompte, et Purple Hardstone LLC n'est partie à aucun acompte entre vous et vos clients. NexaVella ne prélève aucun frais sur les acomptes. Si nous en introduisons un un jour, nous vous préviendrons au moins 30 jours à l'avance, et il ne s'appliquera pas aux acomptes déjà perçus.

Réservations en ligne avec acompte. Lorsqu'une entreprise demande un acompte sur sa page de réservation en ligne, elle réserve l'horaire du client pendant la durée qu'elle a définie au maximum (plus courte si le rendez-vous est proche), prolongée une fois si le client appuie sur « J'ai payé », et le libère automatiquement si l'acompte n'a pas été enregistré d'ici là. Avant de réserver, le client voit le montant, la durée de la réservation et les conditions de l'entreprise, et coche une case pour les accepter. NexaVella ne reçoit ni ne détient l'argent. Si un paiement est enregistré après la libération de l'horaire, la réservation est rétablie lorsque l'horaire est encore libre ; sinon l'entreprise rembourse la totalité du montant reçu, quelles que soient ses conditions d'annulation, car la réservation n'a jamais été confirmée. Tant que la réservation est en cours, le client peut libérer l'horaire depuis la page de paiement.

  • Votre politique, votre responsabilité.Chaque entreprise définit sa propre politique d'acompte et de remboursement : le montant de l'acompte, la part que vous conservez quand un client annule tardivement ou ne se présente pas, la part remboursée quand vous annulez, et le traitement d'un rendez-vous déplacé. Vous êtes seul responsable de cette politique, du texte lu par vos clients et du respect de la loi applicable là où vous exercez, notamment les règles de protection des consommateurs, d'annulation, de remboursement, de fiscalité et de publicité. Au Cameroun, votre politique et votre page de réservation doivent notamment respecter la loi-cadre n° 2011/012 du 6 mai 2011 portant protection du consommateur (articles 5, 6 et 13), la loi n° 2010/021 du 21 décembre 2010 régissant le commerce électronique (articles 11, 12, 15, 20, 30 et 31) et la loi n° 2024/017 du 23 décembre 2024 relative à la protection des données à caractère personnel. NexaVella met à votre disposition des outils qui appliquent ces règles (texte bilingue, récapitulatif avant confirmation, copie envoyée au client, preuve d'acceptation) ; la politique reste la vôtre. Les outils de rédaction et les points de départ de NexaVella vous aident à rédiger votre politique ; elle reste la vôtre, et vous décidez de ce qui s'applique à votre entreprise là où vous exercez. Nous vous recommandons de la faire relire par un professionnel qualifié de votre région avant de l'activer. Nous ne certifions la conformité d'aucune politique. L'application applique les paramètres que vous enregistrez, pas le texte.
  • Acompte et indemnité d'annulation.Un acompte est un paiement à valoir sur le prix : il engage le client et l'entreprise. Si votre politique en conserve une partie lors d'une annulation tardive ou d'une absence, rédigez-la comme une indemnité d'annulation tardive, avec le montant, le délai et la part remboursée. Elle ne doit pas dépasser l'acompte. Si l'entreprise annule, l'acompte est remboursé en totalité. N'utilisez pas le mot « arrhes ». Pour une entreprise au Cameroun, NexaVella applique aussi une règle de rétractation pour déterminer le sort d'un acompte : un client qui annule dans les 15 jours suivant la réservation d'un rendez-vous situé à plus de 15 jours est remboursé en totalité, quel que soit le délai d'annulation, et l'indemnité d'annulation tardive ne dépasse jamais l'acompte.
  • Mentions de l'entreprise au Cameroun.Avant que les acomptes en ligne, les réservations avec acompte ou les liens de paiement d'acompte soient proposés à une entreprise au Cameroun, l'entreprise renseigne sa raison sociale, son adresse, son téléphone, son e-mail, son NIU, son numéro de RCCM (ou de déclaration d'entreprenant) et son régime de TVA, rédige sa politique d'acompte en français et en anglais, et prévoit le remboursement intégral de l'acompte lorsque l'entreprise annule elle-même. Ces mentions s'affichent sur la page de réservation, sur les pages d'acompte et dans la copie de confirmation envoyée au client. Vous êtes responsable de leur exactitude. Les prix et acomptes sont affichés en FCFA, « TTC » ou « TVA non applicable » selon votre réponse sur la TVA.
  • Cases à cocher et copie de confirmation (Cameroun).Sur la page de réservation d'une entreprise au Cameroun, le client voit un récapitulatif avant le bouton final, puis des cases distinctes, non cochées, dans la langue choisie par le client : acceptation de la politique d'acompte et d'annulation (lorsqu'un acompte s'applique), consentement à l'utilisation des données personnelles et, de façon facultative et séparée, e-mails promotionnels. Le client qui indique un numéro de téléphone ou une adresse e-mail accepte de recevoir des messages de service liés à sa réservation (confirmations, paiement, factures, rappels), comme chez toute autre entreprise, sans case dédiée. La politique et le texte des cases sont toujours disponibles en français et en anglais, de valeur égale, dans un seul bloc dépliable. NexaVella conserve chaque acceptation sous forme d'un enregistrement non modifiable (version du texte, texte exact affiché et son empreinte, langues, prix et mention de taxe, heure) et envoie au client une copie de confirmation par e-mail. Vous êtes responsable de votre politique ; NexaVella fournit les outils et conserve la preuve.
  • Réservations jamais confirmées. Lorsqu'une réservation en attente est libérée, lorsqu'un paiement arrive après la libération alors que l'horaire n'est plus libre, ou lorsque seule une partie de l'acompte avait été reçue à la fin du délai, vous remboursez la totalité du montant reçu : la réservation n'ayant jamais été confirmée, vos conditions d'annulation ne s'appliquent pas.
  • Votre confirmation.Avant d'activer les acomptes, le propriétaire du compte ou un responsable (tant que le propriétaire l'y autorise) confirme les déclarations affichées à l'écran, un responsable le faisant au nom de l'entreprise. NexaVella conserve une trace datée de qui a confirmé, en quelle qualité, la version des déclarations et la version de votre politique.
  • Ce que voient vos clients.Vos clients voient votre propre politique d'acompte, en français et en anglais pour les entreprises du Cameroun, dans la version en vigueur au moment de leur réservation. Vous ne devez pas présenter un acompte comme garanti ou soutenu par NexaVella.
  • Où va l'argent.L'acompte est versé à votre entreprise. Un acompte par carte est débité directement sur votre propre compte Stripe ; les autres acomptes (par exemple en espèces ou par Mobile Money) sont réglés directement entre vous et votre client et enregistrés dans NexaVella par vous ou votre équipe. NexaVella ne vérifie pas qu'un paiement a bien eu lieu. Les remboursements, litiges, rétrofacturations et réclamations relatifs à un acompte concernent exclusivement vous et votre client.
  • Paiements par carte des acomptes.Lorsque les acomptes par carte sont disponibles pour votre entreprise, un client peut payer un acompte par carte sur la page de l'acompte. Le paiement par carte est traité par Stripe sur votre propre compte Stripe : vous êtes le commerçant, vous fixez vos propres conditions d'acompte et de remboursement, et les frais de traitement de Stripe sont prélevés sur votre compte Stripe. Le remboursement d'un acompte par carte est versé sur la carte d'origine. Si un paiement par carte arrive alors qu'il ne peut plus être appliqué à la réservation (par exemple l'horaire réservé a été libéré, le rendez-vous a été annulé, ou l'acompte avait déjà été payé autrement), vous autorisez NexaVella à rembourser la totalité du paiement par carte sur la carte d'origine, depuis votre compte Stripe, quelles que soient vos propres conditions de remboursement, puisqu'aucune réservation n'a été confirmée avec ce paiement, et vous en êtes informé. Stripe ne restitue pas ses frais de traitement lors d'un remboursement. Si le remboursement ne peut pas être effectué (par exemple votre solde Stripe est trop bas), vous restez responsable du remboursement de votre client.
  • Vos enregistrements.Les enregistrements d'acomptes, de remboursements, de paiements et de factures sont les documents comptables de votre entreprise. Vous les conservez pendant la durée exigée par vos propres obligations légales, fiscales et comptables, vous en êtes propriétaire et vous pouvez les exporter à tout moment jusqu'à la suppression de vos données (90 jours après la fin de votre forfait, après préavis). Les durées varient ; vérifiez les règles applicables à votre entreprise. Lorsqu'un client demande l'effacement de ses données, vous pouvez conserver les enregistrements que vous êtes légalement tenu de conserver.
  • Qui peut enregistrer un acompte.Les membres de l'équipe autres que le propriétaire et les responsables ne peuvent envoyer un lien d'acompte, enregistrer un paiement, dispenser un client d'acompte ou régler un acompte que si le propriétaire ou un responsable le leur a permis. Enregistrer un acompte confirme qu'une somme a été reçue : n'accordez cette autorisation qu'à des personnes de confiance.
  • Disponibilité.Les acomptes ne sont disponibles que dans les pays que nous avons activés, selon le pays que votre entreprise confirme dans ses paramètres, et seulement une fois la fonctionnalité rendue disponible pour votre entreprise. Ils ne sont pas disponibles ailleurs (par exemple au Royaume-Uni ou dans l'Union européenne). Nous pouvons activer ou désactiver les acomptes pour un pays ou une entreprise à tout moment, par exemple pour des raisons juridiques ou de sécurité ; les acomptes déjà convenus gardent la politique sous laquelle ils ont été réservés.

SMS : désabonnement

Les SMS envoyés par NexaVella pour le compte de votre entreprise sont des messages liés aux rendez-vous (confirmations, rappels, avis de facturation, demandes de paiement d'acompte et rappels s'y rapportant) ; ils ne sont jamais utilisés à des fins de prospection. Des frais de messages et de données peuvent s'appliquer. Pour vous désabonner, répondez STOP à tout message. Là où nous pouvons recevoir des réponses en français, ARRET(et les autres mots français acceptés : ARRÊT, ARRETE, ARRETER, STOPPEZ, DESABONNER, DESABONNEZ, DESABONNEMENT, avec ou sans accents) fonctionne aussi ; vous pouvez toujours vous désabonner en contactant l'entreprise ou support@nexavella.com. Répondez START ou REPRENDRE pour recevoir de nouveau les messages, et HELP ou AIDEpour obtenir de l'aide. Le mot « ANNULER » n'est volontairement pas un mot de désabonnement : il sert à demander l'annulation d'un rendez-vous.

Liste d'attente et relance par e-mail

Deux outils facultatifs permettent à une entreprise de contacter ses propres clients. Ils sont désactivés tant que l'entreprise ne les active pas, et dans les deux cas c'est l'entreprise, et non NexaVella, qui est l'expéditeur.

  • Liste d'attente.Un client qui ne trouve pas d'horaire peut demander à l'entreprise d'être prévenu si un horaire se libère. Les messages qui suivent (une confirmation, l'offre d'un horaire libéré, un lien pour arrêter d'attendre) ne portent que sur cette demande, ne sont envoyés qu'une fois que le client a accepté d'être contacté à ce sujet, et chaque SMS contient la mention STOP. Une offre n'est jamais une promesse de rendez-vous : le premier client qui confirme obtient l'horaire, et rien n'est réservé. Vous êtes responsable des offres de votre entreprise et du respect des réservations qui en résultent.
  • Relance par e-mail.L'entreprise peut envoyer un court e-mail à ses propres clients en retard pour une visite. Il s'agit uniquement d'e-mails ; NexaVella n'envoie pas de SMS promotionnels. L'entreprise rédige ou approuve le contenu, y compris toute offre qu'elle saisit, et en est responsable, de même que du droit d'écrire à chaque client et des règles de prospection, de protection des données et de lutte contre le spam là où elle exerce. La relance est ouverte aux États-Unis et au Cameroun (et à tout autre pays que nous ajoutons). Aux États-Unis, les clients déjà servis sont éligibles, comme auparavant. Ailleurs, seuls les clients que l'entreprise a réellement servis ou dont elle a pris le rendez-vous sont éligibles (jamais de listes achetées) ; par défaut, l'audience ne comprend que les clients qui ont coché la case distincte des e-mails promotionnels, et le propriétaire peut choisir explicitement d'inclure aussi les clients déjà servis qui ne l'ont pas cochée. Un client qui se désabonne voit aussi son consentement promotionnel marqué comme retiré. Chaque e-mail indique le nom, l'adresse postale et les coordonnées de l'entreprise (pour une entreprise au Cameroun, aussi son NIU), est rédigé dans la langue du client (ou la langue par défaut de l'entreprise), jamais dans deux langues à la fois, et contient un lien de désabonnement en un clic. Un client qui se désabonne ne reçoit plus d'e-mail de cette entreprise par cet outil, de façon définitive ; les rappels, reçus et confirmations de réservation ne sont pas concernés. NexaVella applique des heures d'envoi dans le fuseau horaire de l'entreprise, des plafonds quotidiens et par client et la liste de désabonnement, et ne propose la relance que dans les pays que nous avons activés. Les liens d'acompte pour le Cameroun sont partagés par l'entreprise via ses propres applications (par exemple WhatsApp) ; NexaVella n'envoie aucun SMS pour les acomptes au Cameroun. Vous vous engagez à ne pas utiliser ces outils pour envoyer un contenu illicite, trompeur ou sans rapport avec vos propres clients et services, ni pour contacter quiconque vous a demandé d'arrêter.

Vos propres images

Avec Professional et Enterprise, vous pouvez remplacer l'illustration intégrée d'un service, d'un produit ou d'une catégorie par une image que vous téléversez. Les images des services et des catégories de services sont visibles par toute personne qui ouvre votre page de réservation publique ; les images des produits n'apparaissent que dans votre tableau de bord. En téléversant une image, vous confirmez que vous en êtes propriétaire ou que vous avez le droit de l'utiliser, et qu'elle est licite : elle ne doit pas porter atteinte au droit d'auteur, à la marque ou à la vie privée d'autrui, ni être illicite, haineuse, trompeuse ou sexuellement explicite, et elle ne doit pas montrer une personne qui n'a pas accepté sa publication sur votre page de réservation (pour un enfant, son parent ou tuteur). Vous conservez la preuve de cet accord. Vous êtes responsable de ce que vous téléversez. Nous pouvons retirer une image, ou suspendre cette fonctionnalité pour une entreprise, en cas de manquement aux présentes conditions ou à la loi, ou sur demande légale valable.

Notre agent désigné pour les notifications d'atteinte au droit d'auteur au titre du Digital Millennium Copyright Act américain (enregistré auprès du U.S. Copyright Office sous le numéro DMCA-1082373) est Purple Hardstone LLC, 5555 Whittlesey Blvd Suite 1200 #1145, Columbus, GA 31909, États-Unis ; e-mail support@purplehardstone.com ; téléphone 706-478-7440. Pour signaler une image qui porte atteinte à vos droits d'auteur, envoyez votre notification à cette adresse. Elle doit comporter votre signature manuscrite ou électronique, l'œuvre concernée, le lien de la page de réservation et l'image concernée (pour que nous la retrouvions), vos coordonnées, une déclaration de bonne foi selon laquelle l'utilisation n'est pas autorisée par le titulaire du droit, son représentant ou la loi, et une déclaration, sous peine de parjure, que la notification est exacte et que vous êtes habilité à agir pour le titulaire. Pour signaler une image qui vous montre sans votre accord, ou tout autre problème d'image qui ne relève pas du droit d'auteur, écrivez à support@nexavella.com en indiquant le lien de la page de réservation, l'image concernée et le motif. Nous retirons une image dont nous avons de bonnes raisons de penser qu'elle est illicite, nous en informons l'entreprise et lui permettons de répondre. Nous désactivons cette fonctionnalité pour une entreprise qui téléverse de manière répétée des images contrefaisantes.

Contre-notification.Si vous êtes l'entreprise et estimez qu'une image a été retirée par erreur ou à la suite d'une mauvaise identification, envoyez une contre-notification à l'agent désigné indiqué ci-dessus (support@purplehardstone.com). Elle doit comporter votre signature manuscrite ou électronique ; l'identification de l'image retirée et de l'endroit où elle apparaissait avant son retrait ; une déclaration, sous peine de parjure, que vous croyez de bonne foi qu'elle a été retirée par erreur ou à la suite d'une mauvaise identification ; vos nom, adresse et numéro de téléphone ; et votre consentement à la compétence du tribunal fédéral du district judiciaire de votre adresse (ou, si votre adresse est hors des États-Unis, de tout district judiciaire où nous sommes établis) et à recevoir la signification des actes de la personne qui a envoyé la notification d'origine. Nous transmettons votre contre-notification à cette personne, et nous rétablissons l'image dans un délai de 10 à 14 jours ouvrables, sauf si cette personne nous informe qu'elle a engagé une action en justice contre vous pour la maintenir retirée.

Vous conservez tous vos droits sur vos images. Vous accordez à NexaVella, pour le monde entier, à titre non exclusif et gratuit, et pour la durée pendant laquelle nous conservons l'image, le droit de la stocker, de la reproduire (y compris dans des sauvegardes et des caches), de la convertir, de la recadrer, de la redimensionner et de l'afficher, et de permettre à nos hébergeurs de le faire pour notre compte, uniquement pour vous fournir le service, à vous et à vos clients. Nous conservons deux copies carrées redimensionnées et supprimons le fichier d'origine.

Si votre forfait n'inclut plus cette fonctionnalité (par exemple après un passage à Starter, à la fin d'un essai, ou lorsque votre forfait prend fin pour quelque raison que ce soit), vos images ne sont plus affichées : vos services, produits et catégories reviennent aux illustrations intégrées et aucune nouvelle image ne peut être téléversée. Après un passage à un forfait inférieur (vous avez toujours un forfait payant, mais sans cette fonctionnalité), vos images enregistrées sont supprimées définitivement lors de notre prochain nettoyage quotidien, environ 24 heures plus tard, et elles ne reviennent pas si vous retrouvez un forfait qui les inclut. Lorsque votre forfait prend fin (essai non converti, résiliation à la fin de la période payée, abonnement expiré ou suspendu, remboursement intégral), vos images sont conservées 7 jours au cas où vous reviendriez, et reviennent automatiquement si votre forfait les inclut de nouveau pendant ces 7 jours ; passé ce délai, elles sont supprimées définitivement. Dans les deux cas, enregistrez d'abord vos propres copies (vous pouvez télécharger chaque image depuis le contrôle d'image, et nous ne conservons jamais le fichier d'origine). Vous pouvez supprimer vos images à tout moment, et elles sont supprimées avec le service ou le produit auquel elles appartiennent et avec les données de votre entreprise. Les copies de sauvegarde disparaissent selon notre cycle de sauvegarde habituel (voir la section Data Retention de notre Politique de confidentialité). L'export de vos données liste vos images mais ne contient pas les fichiers : conservez vos propres copies des originaux.

Voir aussi la Politique de confidentialité (version française).